پروژه ، تعادل هزینه ، كیفیت و زمان !
پیروزی در پروژه بستگی به برقراری تعادل مناسبی بین سه عامل مهم زمان انجام كار ، منابع مورد استفاده و نتایج كار در راستای ارائه سطح مناسبی از خدمت به مشتری دارد .
پروژه در خدمت رضایتمندی مشتری است .
بنابراین سه عامل مهم موردنظر او باید در نظر گرفته‌شده و تعادل مناسبی بین آنها برقرار شود . او علاقه دارد پروژه‌اش در موعد مقرر به پایان رسد ، نتایج مشخصات درخواستی را رعایت كنند و دقیقا آنچه باشد كه او می‌خواسته و در آخر اینكه پروژه قیمت تمام‌شده مناسبی داشته باشد ، آنچه كه قبلا بر آن توافق شده و بودجه معینی برایش تخصیص داده شده است .
سه مورد فوق بیانگر سه عامل اساسی زمان ، كیفیت و هزینه هستند كه بین آنها تعادلی برقرار است . به عبارتی هرگاه در مقدار یكی تغییری ایجاد شود ، بقیه نیز تغییر می‌كنند .
مثلا برای دستیابی به كیفیتی بسیار خوب هزینه (و در مواردی زمان) بالا می‌رود ؛ برای كاهش زمان اجرای پروژه یا باید از كیفیت كاست و یا بر هزینه (استفاده بیشتر از منابع) افزود ؛ همچنین واضح است كه با كاهش هزینه ، كیفیت پایین می‌رود و زمان اجرای كار بالا می‌رود .
نسبت بین این سه عامل خطی نیست ، گاهی ممكن است كاهش نصف زمان اجرا تا چهار برابر هزینه استفاده از منابع را بالا برد . تصمیم‌گیران ، حامیان و صاحبان پروژه پیش از آغاز فاز برنامه‌ریزی پروژه باید درمورد نسبت بین سه عامل فوق تصمیم‌گیری كنند و نسبت مناسبی بین این سه عامل برقرار كنند .
هر پروژه‌ای ، فارغ از اندازه آن با سه ویژگی فوق ارتباط دارد و در نهایت روشهای مدیریت پروژه تنها روی این سه ویژگی عمل می‌كنند و سعی در كنترل این سه مورد دارند .
مراحل برنامه ریزی و كنترل پروژه را می تون به شرح زیر تقسیم بندی نمود:
۱ - تحلیل پروژه
۱-۱- مروری بر اهداف و شرایط اجرایی پروژه
۱-۲- تفكیك پروژه و تهیه فهرست فعالیتها
۱-۳-بررسی روابط بین فعالیتها و تهیه فهرست آن
۱-۴- ترسیم شبكه پروژه
۲ - برآورد مدت ، هزینه و منابع اجرایی
۲-۱- برآورد حجم عملیات و منابع موردنیاز فعالیتها
۲-۲- برآورد مدت و اجرای فعالیتها
۲-۳- برآورد هزینه‌های غیر مستقیم پروژه
۲-۴- تهیه بودجه تفصیلی پروژه
۳ - زمانبندی پروژه
۳-۱- زمانبندی شبكه پروژه
۳-۲- تهیه جدول مشخصات پروژه
۳-۳- بررسی شرایط نامناسب جوی
۳-۴- بررسی سایر مسایل و مشكلات احتمالی
۴ - برنامه‌ریزی منابع و شناخت رابطه زمان-هزینه
۴-۱- برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
۴-۲- بررسی رابطه زمان-هزینه
۴-۳- تاریخگذاری پروژه
۵ - تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه
۵-۱- صدور مجوز برای شروع پروژه
۵-۲- تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه
۵-۳- تامین منابع اجرایی پروژه
۶ - اجرای پروژه
۶-۱- هدایت و اجرای پروژه
۷ - ارزشیابی و نظارت پروژه
۷-۱- ارزشیابی پیشرفت اجرای فعالیتها
۷-۲- ارزشیابی هزینه‌های اجرایی
۷-۳- مقایسه نتایج بدست‌آمده با پیش‌بینی‌ها
۷-۴- به‌هنگام كردن پروژه
۷-۵- تهیه گزارش‌های مدیریتی
۸ - تصمیم‌گیری مدیریت
۸-۱- ارزشیابی پیشنهادها
۸-۲- تصمیم‌گیری مدیریت و اعمال واكنشهای مناسب و مقتضی
َ