رویكرد انجام پروژه به پنج فاز تقسیم می‌شود . در این گام به بیان خلاصه‌ای از این مراحل خواهیم پرداخت :
فاز اول : آغازپروژه
فاز آغازین پروژه ، بر چگونگی پیدایش دید نسبت به پروژه و تعیین اهداف تاكید دارد . در این فاز ، برخی عناصر كلیدی مجزا گردهم آمده ، هسته اولیه تیم پروژه را برای آغاز فاز دوم تشكیل می‌دهند .
مراحل عمده این فاز عبارتند از :
- تشخیص اینكه یك پروژه باید انجام‌شود
- تخمین اینكه پروژه چه‌چیز را باید ارائه‌دهد
- تعریف اهداف كلی پروژه
- تعیین انتظارات كلی مشتریان ، مدیریت و سایر افراد مهم درگیر
- تعیین محدوده كلی پروژه
- انتخاب اعضای اولیه تیم پروژه
فاز دوم : برنامه‌ریزی
فاز برنامه‌ریزی‌پروژه شامل تعیین منابع لازم برای انجام پروژه ، برنامه‌ریزی ، زمانبندی و تهیه بودجه پروژه است . از فعالیت‌های مهم این فاز تبدیل اهداف به فعالیت‌های ملموس و تشكیل گروه‌های كاری برای انجام این فعالیت‌هاست .
مراحل عمده این فاز عبارتند از :
- پالایش محدوده پروژه ، به‌معنای برقراری تعادل بین سه عامل نتیجه (كیفیت) ، زمان و منابع (هزینه) .
- تهیه فهرست فعالیت‌هایی كه برای دست‌یابی به اهداف پروژه لازم‌الاجرا می‌باشند .
- تعیین بهترین شكل توالی فعالیتها .
- تهیه یك برنامه و بودجه كارا جهت تخصیص منابع به فعالیتها .
- گرفتن تاییدیه‌های لازم برای برنامه پروژه .
فاز سوم : اجرا
فاز اجرای پروژه شامل فعالیت‌های هماهنگ‌سازی و راهبری تیم پروژه به‌سوی انجام موثر فعالیت‌های پروژه ، مطابق برنامه به‌دست‌آمده در فاز پیشین است . در این بخش ، بر روی انجام درست كار توسط منابع تاكید می‌گردد .
برخی فعالیت‌های مهم این فاز عبارتند از:
- رهبری تیم پروژه .
- برگزاری جلسات با اعضاء تیم .
- ارتباط با افراد مهم درگیر .
- حل‌وفصل مناقشات و درگیری‌هایی كه در طول اجرای پروژه پدید می‌آیند .
- تامین منابع موردنیاز (پول ، نیروی‌انسانی ، تجهیزات) برای اجرای درست برنامه پروژه .
فاز چهارم : هدایت و كنترل
فاز كنترل ، مرحله‌ایست كه در آن بر چگونگی انجام پروژه نظارت می‌شود . در واقع این فاز و فاز قبل همزمانی‌هایی دارند و كل فازهای دوم تا چهارم تشكیل یك چرخه می‌دهند . در این مرحله به اندازه‌گیری میزان دست‌یابی به اهداف تعیین‌شده پرداخته ، فرمانهایی برای منطبق‌كردن مجدد اجرا بر برنامه و حذف مغایرت‌هایی كه بر نتایج پروژه و زمان تحویل یا كیفیت آنها اثر دارد ، صادر می‌شوند . تاكید این فاز بر روی چگونگی برخورد موثر مدیر با تاخیرات ناخواسته ، تخطی از سقف بودجه یا تغییر محدوده پروژه است .
در این فاز است كه مدیر باید بهترین گزینه را برای حل مشكلات پروژه انتخاب كند.
مراحل این فاز عبارتند از :
▪ اتخاذ تصمیمات اصلاحی برای منطبق كردن اجرا با برنامه .
▪ دریافت ، ارزش‌گذاری و تصمیم درباره تغییرات پروژه كه ازسوی افراد مهم درگیر یا اعضای تیم پروژه پیشنهاد می‌شوند .
▪ برنامه‌ریزی مجدد پروژه در صورت نیاز .
▪ تطبیق سطوح منابع در صورت نیاز .
▪ اصلاح محدوده پروژه .
▪ بازگشت به برنامه برای تطبیق نتایج و اهداف و گرفتن تاییدیه‌های لازم .
فاز پنجم : بستن پروژه
آخرین فاز پروژه ، بستن پروژه است ؛ زمانی كه بازتاب همه فعالیتها و تلاش‌های انجام‌شده را می‌توان دید . بی‌شك مهمترین فاز پروژه ، بستن آن است و هنر مدیر در اتمام موفقیت‌آمیز پروژه است . اغلب پایان پروژه با تمام شدن بودجه و مناقشات پیمانكار و كارفرما همراه است . گرفتن تاییدیه قبول نتایج پایانی پروژه ، مهمترین فعالیت این فاز است ؛
مراحل فاز بستن پروژه
▪كسب و مستند كردن نتایج و دانش
▪بازبینی روند اجرای پروژه و نتایج با تیم پروژه و افراد مهم درگیر
▪ توقف عملیات اجرایی و انحلال تیم پروژه
▪ بازبینی تجربیات پروژه
▪ نوشتن گزارش نهایی پروژه
لازم به ذكر است فازهای دو تا چهار یعنی برنامه‌ریزی ، اجرا و كنترل در یك چرخه قرار دارند ؛ این به دلیل ماهیت وابستگی درونی این فازها به یكدیگر است . مثلا گاهی لازم است تا برنامه پروژه با توجه به تجربیات بدست‌آمده در حین اجرا ، یا بواسطه تغییرات پدیدآمده در طول پروژه ، اصلاح شود و نتایج اصلاح مجددا برای اجرا ارسال گردد .