آیا تاكنون برای انجام كارهای شخصی روز آینده خود آنها را دسته‌بندی كرده‌اید ؟ اگر اینگونه بوده در حقیقت شما نیز برای مدیریت پروژه كارهای انجام نشده فردا از WBS كمك گرفته اید .دو نوع ساختار شكست كار برای هر پروژه تعریف می‌نماییم:
۱ - ساختار فیزیكی اقلام قابل تحویل (PCWBS)
ساختار فیزیكی تقسیم كار پروژه (PCWBS), تجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطح یك پروژه به اقلام قابل تحویل (Deliverables) است و اقلام قابل تحویل , خروجیهایی هستند كه در انتهای پروژه تحویل می‌گردند كه می‌توانند محصولات , تجهیزات , ماشین‌آلات ، تسهیلات ، سخت‌افزار , نرم‌افزار , دستورالعملها و مدارك یا مجموعه‌ای از آنها باشند. عناصر PCWBS همیشه با اسم تعریف می‌شوند نه با فعل .
اهداف تهیه این ساختار
1- شكستن محدوده كار به اجزاء كوچكتر و قابل‌مدیریت كه این اجزاء قابل پیش‌بینی , برنامه‌ریزی . قابل تخصیص به فرد یا افراد مسئول و یا دپارتمان ، جهت تشكیل می‌باشند.
۲- ایجاد همزبانی بین صاحبان ، پیمانكاران , مشاورین و دست‌اندركاران پروژه .
۳- به حداقل رساندن احتمال نادیده گرفته شدن بخشی از پروژه .
۴- احراز اطمینان از بررسی تمامی اقلامی كه بدون تكرار شدن در انتهای پروژه می‌بایست تحویل گردند .
مهمترین روشهای تقسیم و تفكیك اقلام پروژه
۱- بر اساس واحدهای فیزیكی : یعنی اقلام هر سطح بر اساس مشخصات فیزیكی آن تقسیم‌بندی می‌شوند.
۲- بر اساس تقسیمات جغرافیایی : در صورتیكه پروژه به مكانهایی كه در آنها انجام می‌شود بستگی داشته باشد , تقسیم اقلام پروژه بر اساس مكانهای جغرافیایی انجام خواهد شد .
۳- بر اساس سلسله مراتب زمانی : در این روش توالی انجام هر فاز پس از دیگری مدنظر قرار می‌گیرد و اقلام قابل تحویل هر فاز پیش‌نیاز انجام فازهای بعدی می‌باشند .
۴- بر اساس ساختار سازمانی : در این روش ساختار پروژه و ساختار سازمانی بر یكدیگر منطبق می‌شوند . به عبارتی اقلام پروژه به واحدهای سازمانی مسئول هر یك شكسته می‌شود . در این روش نام واحدها و سازمانهای سهیم در اجرای پروژه در سطح دوم نمودار PCWBS قرار می‌گیرد .
قابلیتها و مشخصات PCWBS
1- جمع‌پذیری .
۲- بررسی از بالا به پایین تا محصولی از قلم نیفتد .
۳- هدایت طبیعی برنامه‌ریزی از اقلام به فعالیتها .
۴- ایجاد زمینه نظارت بر پروژه .
۵- تاكید داشتن بر چیزها (Things) نه فعالیتها (Activities) .
۲ - ساختار عملیاتی تقسیم كار پروژه ( FWBS or Functional WBS)
ساختار عملیاتی شكست كار ، تجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطح عملیات یك پروژه است ؛ منظور از عملیات , تلاش و انرژیی است كه جهت بدست آوردن اقلام قابل تحویل پروژه موردنیاز خواهد بود ؛ این تلاش و انرژی در قالب تخصصها و رده‌های تخصصی مختلف نمایان و مستند می‌شود . پروژه بایستی به چند مرحله كاملا متمایز دسته‌بندی گردد و چون كلیه فعالیتهای خروجی در هر مرحله , ورودی برای مرحله بعدی می‌باشد بایستی كلیه تغییرات در هر مرحله تحت كنترل درآیند .
معیارهای تقسیم FWBS عبارتند از :
1- ساختار سازمانی : در صورتیكه بر اساس Function سازماندهی شده باشد .
۲- ماهیت كارها : در این معیار عملیات موردنیاز جهت تكمیل و تحویل هر یك از اقلام PCWBS بررسی و سپس این عملیات گروه‌بندی می‌شوند .
۳- چرخه عمر پروژه (Project life cycle) : مهندسی , تداركات , ساخت , نصب و راه‌اندازی .
در تهیه FWBS توجه به نكاتی چند ضروریست :
۱- عناصر FWBS به صورت فعل هستند و نه اسم .
۲- لازم نیست كه سطح شكست در تمامی عملیات به یك اندازه باشد ؛ یك عملیات ممكن است كه تا سطوح بسیار تفضیلی شكسته شود در حالیكه عملیات دیگر در سطح كلی تعریف گردد.
۳- FWBS را بر اساس سطحی كه مدیریت و كنترل خواهد شد (كنترل عبارتست از تجزیه‌وتحلیل موجود , مقایسه برنامه با عملكرد و تصمیم‌گیری در موارد بعدی) و یا بر اساس سطحی كه نظارت خواهد گردید تهیه می‌شود . (نظارت عبارتست از جمع‌آوری داده‌ها و ارایه گزارشات .)
- روش دلفی چیست ؟
دلفی نام محل تشكیل جلسات نمایندگان یونان باستان بوده است ؛ جایی كه مشكلات آتن به رای دانشمندان آن زمان گذاشته می‌شد .روش دلفی ، همان اجماع صاحب‌نظران روی مساله‌ای خاص است . از این روش برای دستیابی به بهترین گزینه ، هنگامیكه نظر افراد درگیر مهم است یا هرگاه كه پیچیدگی‌های مساله به‌گونه‌ای است كه نمی‌توان از روشهای معمول مساله را حل‌كرد ، استفاده می‌شود .
اساس روش دلفی بر جمع‌آوری نظرات كلیه كارشناسان كلیدی استوار است ؛ در این روش ، مدیر یا فرد متولی حل مساله ، فرمی تهیه‌كرده و سوال موردنظر را روی آن درج می‌كند و این فرم را برای كلیه افراد مهم ارسال كرده از آنها می‌خواهد در مدت زمان مشخصی سوالات را پاسخ گویند . پس از بازگشت پاسخها ، مدیر آنها را بررسی و دسته‌بندی می‌كند . او می‌تواند بحث كوچكی روی هر پیشنهاد انجام دهد و تحلیل كند كه آیا روش پیشنهادی شدنی هست یا خیر . پس از آن ، مدیر برگه‌هایی حاوی فهرست كامل پیشنهادات تهیه و آنها را برای تمام افراد ارسال می‌كند و سپس آنها را در جلسه‌ای حضوری گردهم آورده و مدل‌های پیشنهادی را به بحث می‌گذارد تا در نهایت یكی انتخاب شود . مزیت این روش این است كه افراد در هنگام ارائه پیشنهاد تحت‌تاثیر عقاید یكدیگر قرار نمی‌گیرند و تاثیر جمع را احساس نكرده ، آزادانه و به دور از تشویش حضور در جمع ، نظرات خود را ابراز می‌كنند . نقد گروهی كارشناسان ، چه بسا به بهبود برخی پیشنهادها منجر گردد و در نهایت منتج به نتیجه‌ای كارساز شود .