اهداف پروژه باید حائز چه ویژگیهایی باشند ؟
هدف گذاران پروژه ، در تعیین اهداف لازم است شش معیار مهم را در نظر گیرند تا پروژه بتواند تولید ارزش نماید . این شش ویژگی ، مختص اهداف پروژه‌ها نبوده و اصول آنها را باید برای كلیه اهداف سازمان رعایت نمود . هدف باید مشخص ، قابل دسترسی ، دارای بعد زمانی ، قابل اندازه‌گیری ، دارای مسئول تحویل مشخص و مورد تایید عام افراد پروژه باشد :
ملاك اول: هدف باید مشخص و روشن (Specific)باشد .
اهداف باید به‌روشنی ، مشخصات خروجی‌های پروژه را بازگو كنند؛ به گونه‌ای كه اگر مدیر لایق دیگری جای مدیر فعلی را پر كند ، بتواند به راحتی منظور از كار را درك كرده ، آنرا ادامه دهد . از همكاران و صاحب‌نظران دیگر بخواهید اهداف پروژه‌ی شما را مطالعه كنند ، سپس از آنها سوالاتی درباره پروژه بپرسید ؛ چگونگی درك آنها از منظور پروژه می‌تواند نشانگر موفقیت شما در تعریف هدف باشد . پاسخ‌هایی گنگ به سئوالات شما و افرادی كه كاملا متوجه منظور پروژه نشده‌اند نشان‌دهنده لزوم بازتعریف اهداف هستند . اهداف را با زبان مهندسی و با لغات استاندارد مهندسی بیان نمایید .
هر چه هدف برای مدیر ، طراحان ، مجریان و سایر اعضای گروه كاری پروژه روشن‌تر باشد بهتر می‌توانند دركنار یكدیگر كار كرده ، تلاش‌های خود را تنها معطوف به خواسته‌های پروژه می‌كنند . بهتر است مدیر كلیه ویژگی‌های خروجی پروژه را بررسی و آنرا برای اطلاع عموم مكتوب كند .
ملاك دوم : هدف باید واقعی (Realistic) و دست‌یافتنی باشد .
اهداف باید شدنی و در حوزه واقعیت تعریف شوند . تعیین دست‌یافتنی بودن یا نبودن اهداف بستگی به شرایط انجام‌دهندگان پروژه و محیط اجرای پروژه دارد . ممكن است هدفی كه در یك سازمان شدنی است در سازمان دیگری نشدنی تلقی گردد . هدف‌گذاران باید پیش از آغاز هدف‌گذاری ، شناخت جامعی از توان سازمان خود داشته باشند ؛ اگر اهداف در سطح توان سازمان تعریف شوند كاركنان با آسودگی خاطر و اطمینان از توانایی‌های خود كار را آغاز و در فضایی به دور از فشارهای عصبی كار را به پایان می‌برند . از سویی باید به یاد داشت كه سازمان‌ها می‌توانند توان خود را برای رسیدن به یك هدف افزایش دهند . همچنین ، هدف‌گذاران پروژه باید از پروژه‌های موازی با پروژه‌ی خود در سازمان ، خروجی‌ها و تاثیرات احتمالی آنها بر این پروژه ، آگاه باشند .
ملاك سوم : هدف باید دارای بعد زمانی (Time Component) مشخص باشد .
در هدف باید به روشنی مشخص شود كه تا چه زمانی باید به نقطه مورد نظر رسید ؛ نداشتن زمان تحویل مشخص برای اهداف ، یعنی مشخص نبودن آن . تعیین زمان برای دستیابی به اهداف برمبنای واقعیات كار ، محیط و توان سازمان محاسبه می‌شود یا به دلیل رقابت در محیط به آن اجبار می‌شود . سازمان باید زمان را بشناسد و بداند كه انجام یك كار تا چه زمانی می‌تواند مفید باشد و پس از آن ، انجام كار سود چندانی ندارد . گاهی اوقات باید با توجه به منابع در دست و چگونگی تخصیص آنها به پروژه ، تغییراتی در هدف ایجاد نمود .
ملاك چهارم: هدف باید كمی و قابل اندازه‌گیری (Measurable) باشد .
موفقیت یا شكست پروژه در دستیابی به اهداف باید به نوعی اندازه‌گیری شود . از این‌روست كه اهداف باید دارای اجزای قابل اندازه‌گیری باشند و استانداردها یا همان خط‌كش اندازه‌گیری برای بررسی آنها پس از دستیابی نیز مشخص شوند . هر پروژه باید دارای قلم قابل تحویل كاملا تعریف‌شده‌ای باشد كه بتوان كیفیت آن را با شاخص‌هایی معین اندازه گرفت . هرچند مقوله كیفیت در علوم مهندسی حیاتی است اما نباید در امور مهندسی ، كیفی سخن گفت . در مهندسی ، كلمات خوب و بد ، اولین یا بزرگترین ، مفهومی ندارند ، این شاخص‌ها هستند كه می‌توانند حكم دهند چیزی تحت استانداردی مشخص قابل قبول هست یا خیر . موفقیت پروژه تنها با تحویل به‌موقع اقلام قابل تحویل ، تحت بودجه مقرر معنا دارد .
این ویژگی در اهداف از بحث‌برانگیزترین مسایل پروژه است . عده‌ای معتقدند در برخی پروژه‌ها نظیر پروژه‌های اجتماعی و فرهنگی ، اهداف كیفی هستند و نمی‌توان آنها را اندازه گرفت ؛ این نظر درست نیست . بهرحال باید به شكلی از نقطه توقف پروژه و موفقیت یا شكست آن آگاه شد . هر نقطه هدف كیفی ، حتی احساسات را مهندسان باید به شكلی قابل اندازه‌گیری درآورند . مثلا بالا بردن سطح آگاهی مادران ، یك پروژه در حوزه علوم اجتماعی است ؛ باید تعریف نمود كه میزان آگاهی فعلی در چه حدی است و به كدام نقطه مشخص باید رسید .
ملاك پنجم : هدف باید مورد توافق جمعی (Agreed Upon) باشد .
پیش‌از آغاز پروژه كلیه افراد كلیدی باید به اجماعی روی نتایج درخواستی یا همان اهداف پروژه برسند ؛ اگر اجماع افراد درگیر در پروژه به‌دست نیاید پروژه پیش از آغاز محكوم به شكست خواهد بود ؛ چرا كه افراد مهم درگیر درمورد خروجی‌ها كه بیانگر شكست یا پیروزی پروژه است توافقی ندارند و هر یك برداشتی از خروجی‌ها ارائه می‌دهند ، از این‌رو نمی‌توانند همگی پروژه را تایید کنند . سعی كنید توافق تمامی افرادی كه بعدها به تیم پروژه اضافه می‌شوند را نیز بر روی اهداف پروژه به دست آورید ؛ مطمئن شوید كه كلیه افراد اهداف را درك كرده‌اند .
ملاك ششم : مسئولیت ها در دستیابی به هدف باید مشخص (Clear Responsibility) باشند .
هنگامیكه مدیر مسئولیت سخت تحویل پروژه را بر عهده می‌گیرد باید مسوولیت سایر افراد در انجام هریك از قدم‌ها تا رسیدن به هدف را مشخص كند . هنگامیكه اهداف پروژه برای افراد بازگو می‌شود ، باید نسبت به مسوولیت‌هایشان نیز توجیه گردند . مسوولیت هر فرد در تیم پروژه باید مشخص باشد و وی درقبال مسوولیتی كه برعهده دارد ، اختیار یا قدرت دریافت كند و در نهایت نسبت به آن حسابدهی داشته باشد .با تقسیم مسوولیت‌ها ، در لایه‌های بالایی سازمان پروژه اختیار بیشتر و قدرت كمتر و در لایه‌های پایینی آن قدرت بیشتر و اختیار كمتر وجود دارد . چگونگی توزیع قدرت و اختیار بسیار مهم است و از پروژه‌ای به پروژه دیگر متفاوت می‌باشد .