یکی از خصوصیت های مهندس ها اینست که دوست دارند هر کاری را خودشان انجام دهند ؛ و یا در هر کاری خودشان را درگیر می کنند و به اصطلاح دست به آچار هستند ...
و چه اوضاعی می شود وقتی که یک مهندس فقط با تکیه بر ویژگی های مهندسی اش ، بخواهد مدیر شود !
می توان گفت باید با سلامتی و آرامشش تا حد زیادی خداحافظی کند !
و می توان شرایط شرکت را این گونه تصور کرد :
• یک نفر حسابی مشغول کار و بقیه تقریباً بیکار !
• کل شرکت ناراضی ... مدیر از کم کاری کارکنانش و پرسنل از بی توجهی مدیر غرغرویشان !
• کارهای عقب مانده بسیار
• مشتری های ناراضی
• اوضاع مالی خراب
• بدون ایده های جدید کاری
• و ....
و اما راه حل این شرایط خطرناک چیست ؟
1. آموزش های مدیریتی
در عین احترام زیادی که برای مهندسین قائل هستم ( خودم هم مهندس هستم !! ) باید عرض کنم که مهندس مهندس است و مدیر مدیر !
همانگونه که برای مهندس شدن نیاز به آموزش های تخصصی می باشد ، برای مدیر شدن ( البته نه آنگونه که در بیشتر شرکت ها شاهدش هستیم ) نیز نیاز به گذراندن دوره های تخصصی داریم .
در رشته های فنی ، هیچگاه از مباحثی مانند تصمیم گیری ، بازاریابی ، منابع انسانی و ... صحبت نمی شود و در عوض یک مدیر باید با همه این مباحث آشنایی کافی داشته باشد .
پس بهتر است که مدیران ، آموزش های تخصصی را کمی جدی تر بگیرند و یا اینکه بر خلاف رسم ما ایرانی ها ، کسی که توانایی بیشتری در زمینه مدیریت دارد را جایگزین خودشان کنند و خودشان به کارهای فنی و مهندسی بپردازند .
2. برنامه ریزی و سازماندهی
همان آقای مدیری که صحبتش را کردیم ، مسلماً در برنامه ریزی و سازماندهی و ساختار سازی شرکتش هم مشکلاتی دارد .
یعنی ممکن است افراد در جای خودشان نباشند ، کارها با یک فرایند درست پیگیری نشوند و ...
راهکار اینست که یک مهندسی مجدد در سازمان صورت گیرد . ببینیم آیا کار ها درست تعریف شده اند ؟ مسئولیت ها به درستی تقسیم شده اند ؟ چه فرایند هایی را باید به روال کاری مان اضافه و یا از آن کم کنیم ؟
3. تفویض اختیار
مهمترین بخشی که می خواستم به آن اشاره کنم همین تفویض اختیار بود . تفویض اختیار یعنی اینکه کاری را که خودمان هم می توانیم انجام دهیم را به کس دیگری واگذار کنیم .کاری که افراد ایده آلیست ( مثل من ) با آن مشکل بیشتری دارند .
تفویض اختیار مشکلاتی هم برای خودش دارد :
برای من بار ها پیش آمده که کاری را به کسی واگذار کرده ام و آخرش مجبور شده ام خودم انجام آن کار را به عهده بگیرم .
پیدا کردن فرد متخصصی که کار ما را بتواند انجام دهد کمی دشوار است .
پیدا کردن آدم متعهد ، از آدم متخصص کمی دشوار تر است !
اما برای اینکه بتوانیم تفویض اختیار را انجام دهیم ، چه کارهایی باید بکنیم ؟
1) شبکه سازی
برای اینکه بتوانید کاری را به عهده فرد دیگری بگذارید ، مجبورید شبکه ای از آدمهای حرفه ای برای خودتان داشته باشید . یک بانک اطلاعاتی خوب ، مخصوص شما و ارتباطات کاری تان .
اگر ندارید ، از همین امروز شروع کنید : ساده ترین راهش اینست که یک فایل اکسل باز کنید ، عنوان تخصص ها را وارد کنید و بعد فیلد های نام و راه های ارتباطی هم بعداً تکمیل کنید .
نگران این نباشید که الان این لیست خالی است ... قطره قطره جمع گردد ، وانگهی دریا شود .
یک راه دیگر هم درج آگهی استخدام نیرو و آشنا شدن با آدمهای جدید است .
2) آموزش های تخصصی
مسلماً شما قرار است یک کار تخصصی را به فرد دیگری واگذار کنید. اگر این فرد متخصص را در لیست دوستان و همکارانتان دارید که هیچ ! ولی اگر قرار است از همکارانی استفاده کنید که مانند شما در کار حرفه ای نیستند ، مجبورید کمی برای آموزش همکارتان وقت و هزینه صرف کنید .
3) تیم سازی
شما نیازمند شخصی هستید که مانند شما برای کار دل بسوزاند و به کار متعهد باشد .
آدمی با این ویژگی ها به سختی پیدا می شود . ولی اگر بیشتر دقت کنیم ، این ویژگی ها در تیم ها بیشتر به چشم می خورد .
پس یک راه سپردن کار به افراد متعهد ، سپردن کار به هم تیمی هایمان است . یعنی باید تیمی از افراد دلسوز داشته باشیم و اگر کاری به یکی از اعضای تیم سپرده شد ، هم تیمی ما ، آن کار را مال خودش فرض کند .
4) اطمینان و اعتماد به پرسنل
لازمه کار تیمی و لازمه برونسپاری یا تفویض اختیار این است که به تخصص و تعهد همکارانمان اعتماد کنیم .
5) کمی بیخیالی و چشم پوشی از ایده آل ها
معمولاً کاری که دیگران تحویل ما می دهند ، دقیقاً آن چیزی نیست که انتظارش را داشتیم .
دوست داشتیم بهترین کار ممکن را بدون هیچ عیب و نقصی تحویل بگیریم ولی خب ...
مسلماً کار با معیار های ما تفاوت دارد . ولی به آن زمانی فکر کنید که قرار بود خودتان این کار را انجام دهید ، در حالی که صد تا کار دیگر هم روی سرتان ریخته شده بود !
به نظرم انجام یک کار ، حتی کمی پایین تر از ایده آل های ما ، بهتر از انجام نشدن آن است .
6) تشکر از همکاران
ممکن است انقدر سرتان شلوغ باشد که فراموش کنید از کسی که مسئولیتی را به عهده اش گذاشته اید تشکر کنید . ولی این را بدانید که همکار شما هیچ وقت فراموش نمی کند !
اگر می خواهید باز هم از این کار ها انجام دهید و دوست دارید همکارتان هم از شما راضی باشد ، زحمت های او را نادیده نگیرید و فقط به پیداکردن ایرادات کارش نپردازید .
یک تشکر ساده ، یک رابطه را زیبا تر می کند و به آن قوت و تداوم بیشتری می بخشد .
و این را بدانید که آدم ها در هر شرایطی هم که باشند ، ( مرد ، زن ، پیر ، جوان و ... ) روحشان به این تشکر نیاز دارد و از آن لذت می برد .